+7 (499)  Доб. 448Москва и область +7 (812)  Доб. 773Санкт-Петербург и область
ГлавнаяСбербанкДоговор на ведение архива

Договор на ведение архива

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499)  Доб. 448Москва и область +7 (812)  Доб. 773Санкт-Петербург и область
Договор на ведение архива

Активировать демодоступ. От того, насколько грамотно организовано хранение договоров на предприятии, может зависеть эффективность всей его производственной деятельности и даже состояние финансов. Поэтому важно соблюдать и порядок, и сроки хранения этого вида документов. В своей деятельности ни одна организации не сможет обойтись без заключения договоров с другими юридическими и физическими лицами.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

В одной только Москве ежедневно заключается до тысячи сделок. Как лучше организовать хранение договоров, чтобы в будущем к Вам не придралась ни налоговая служба, ни кто-то из контрагентов?

Порядок и сроки хранения договоров в организации

В каждой организации разрабатывается инструкция по делопроизводству. В ней расписаны особенности ведения документов, как их правильно создавать, оформлять и хранить. Инструкция по делопроизводству в РБ В компаниях и организациях Республики Беларусь за делопроизводство отвечает руководитель. Следит за соблюдением стандартов делопроизводства Государственная архивная служба — подразделение Министерства юстиции.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно! Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм Архив документов Организация обязуется: Обеспечить сохранность образующихся в её деятельности документов до передачи их в ЦХАД, содействовать качественному пополнению ими Архивного фонда РФ.

Соблюдать установленные Государственной архивной службой Российской Федерации требования по работе с документами, своевременно и в срок в полном комплекте передавать документы постоянного хранения в ЦХАД, передачу документов производить своими силами и за счет своих средств.

Создавать необходимые условия для работы сотрудников ЦХАД при выполнении ими договорных работ в организации. Ответственность сторон. Активные темы Темы без ответов. Вы должны войти или зарегистрироваться для размещения новых записей. За нарушение принятых по договору обязательств, стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством. Срок действия договора. Действие настоящего договора устанавливается со дня подписания его сторонами до ликвидации организации.

Шахты, , ул. Жукова, 5-а. В рамках проведения юридических семинаров я до сих пор слышу от участников о том, что за хранение договоров в компании должна отвечать юридическая служба — потому что юристам компании так удобнее…. Я категорически не согласен с описанным подходом выбора подразделения, ответственного за хранение договоров в компании. То, что может удобным для некоторых юристов, еще не означает эффективно, полезно и безопасно для бизнеса.

Считаю, что хранение договоров — это неотъемлемый элемент бухгалтерского учета, за который, очевидно, отвечает бухгалтерия. Указанная функция в компании должна принадлежать исключительно бухгалтерии. Невыполнение бухгалтерией этой функции означает ненадлежащее выполнение своей профессиональной задачи по осуществлению качественного бухгалтерского учета в компании.

Более того, не нужно увеличивать вознаграждение бухгалтерии, в случае передачи ей упомянутой функции — она объективно должна была ее выполнять в рамках ведения бухгалтерского учета.

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций ФЗ.

Бухгалтерский учет — формирование документированной систематизированной информации об объектах и составление на ее основе бухгалтерской финансовой отчетности ФЗ. Все хозяйственные операции организаций должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет ФЗ.

Первичные учетные документы должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля г.

Нет документа-договора в бухгалтерии — нет хозяйственной операции и ее фиксации в бухгалтерском учете, нет объекта бухгалтерского учета! Аналогичный вывод можно сделать и применительно к ведению бухгалтерского учета на основании копий договоров. Юристы и иные подразделения компании не вправе в соответствии с законодательством осуществлять бухгалтерский учет, включающий функцию по хранению договоров. Обеспечить эффективный бухгалтерский учет путем документального учета хозяйственных операций организации без закрепления функции по хранению договоров за бухгалтерией невозможно или затруднительно.

Наличие под каждой хозяйственной операцией компании документа-договора — это объективная обязанность бухгалтера, иначе можно получить в компании нереальный бухгалтерский и налоговый учет, а также соответствующие реальные налоговые претензии. Либо они ее забирают для того, чтобы сделать удобным доступ к договорам например, юристы для ведения судебных дел для выполнения своих основных профильных функций, либо для обоснования штатного расписания, либо так получилось самый плохой вариант — тогда нет мотивации вести работу по хранению договоров надлежащим образом.

Передача функции хранения договоров другим подразделениям компании является негативным отклонением от указанного общего правила, и заведомо повышает вероятность риска документальной неподтвержденности доходов и расходов компании и, соответственно, налоговых рисков. Запись создана: Воскресенье, 24 Июнь в и находится в рубриках Договорная работа, Лаборатория эффективной правовой работы, Налоговая правовая функция, Общие вопросы, Полезные ресурсы.

Вы можете следить за комментариями к этой записи через ленту RSS 2. Вы можете оставить отзыв, или trackback с вашего собственного сайта. Позволю себе не согласиться с тем, что договоры должны храниться в бухгалтерии.

Договор — это не первичный документ, а бухгалтерия работает только с первичными документами, проводит их, сводит в регистры, отчеты, баланс и т. С этой точки зрения договоры должно хранить, учитывать, выдавать копии и т. По собственному опыту могу сказать, что в бизнес-единице этим успешнее занимается юридический или договорной отдел, а в управляющей компании — специально созданный отдел документационного обеспечения такая большая канцелярия. Важно учесть порядок документооборота, если процедура визирования отсутствует, а есть только правовая экспертиза, и юрист сам решает, нужно ли заключение другого специалиста это несколько повышает риски, но для БЕ может быть простительно , то сам юрист и должен хранить договор.

Если организация имеет дело со сложными сделками, имеет развитые экспертные процедуры, то нужна отдельная служба документооборота. А самая серьезная гарантия против рисков утраты или отсутствия договора, претензий со стороны налоговой и т. Исполнение применение договора. Этим должен заниматься специалист того профиля, к которому относится предмет договора.

Ему — копия договора в целях сохранности и порядка. Консультации по поводу договора он как и любой другой, кого этот договор заинтересует , имея копию договора на руках или в электронном виде, например, в электронном архиве договоров организации , может получить как у юриста, так и другого знающего вопрос лица. Это относится и к бухгалтеру. Как правило, вопросов о проводке первичного документа, касающихся условий договора, не возникает и это явно свидетельствует против хранения договора в бухгалтерии , но если все же они будут, то бухгалтер всегда сможет спросить совета у исполнителя, взять консультацию у юриста и т.

Чтобы исполнение договора не вызывало вопросов у налогового инспектора, процедура эта должна быть жестко регламентирована, каждое участвующее в процедуре лицо должно нести четко разграниченную ответственность. Куда смотрят налоговики? Прежде всего на расходы. Поэтому любой расход должен быть одобрен в рамках процедуры бюджетирования, подразумевающей существование плана расходов, их статей приспособленных под налоговый учет , защиту бюджетов на основе заключенных договоров, оплату только тех сумм, которые включены в бюджет расходов и план закупок и т.

Простое хранение договоров в бухгалтерии такого эффекта не дает и ни от каких рисков не защищает. Как юристу мне все равно где должны храниться договоры, лишь бы не у меня. Но как однин из руководителей компании считаю что при наличии канцелярии или иного подразделения, отвечающего за делопроизводство, договоры должны храниться в канцелярии, в общем архиве. Договор не первичный документ и он может понадобиться не только юристам или бухгалтерии.

Есть компании в которых данные отделы созданы в финансовых управлениях, так как финансисты формируют документы для оплаты на основании полностью подписанного и оформленного договора. Хранить договоры у непосредственных исполнителей производственных подразделений опасно — потеряют легко.

Идеально когда компания пользуется сканами договоров в системе электронного документаоборота, а оригинал при этом может быть вообще у другой компании, предоставляющей архивные и складские услуги на аутсорс. Будет ли документально подтверждена хозоперация, которая отражена в бухучете, если у бухгалтера нет договора?

Будет — пункт 1 статьи 9 Федерального закона от У бухгалтера есть в наличии счет-фактура, но нет договора — это документально подтвержденная хозоперация? Требуется первичный документ — накладная или акт выполненных работ. Но договор для бухучета не нужен в принципе, для налогового учета — возможен, но не обязателен.

Полагаю, что бухгалтерский учет, как того и требует ст. Если имеется нормативно подтвержденный факт того, что договор — это все же первичный документ, то это может изменить мое отношение к вопросу. А пока же — договоры не должны храниться в бухгалтерии.

Бухгалтерии они просто ни к чему. Это очень обширная тема — зачем нужны договоры. Вкратце — они устанавливают, изменяют или прекращают права и обязанности двух и более сторон.

Встречный вопрос — зачем договоры нужны бухгалтерии имея в виду, что факт совершения хозяйственной операции, как правило, подтверждается не договором? А разрешается наш спор очень просто: нужно сесть где-нибудь в уголке на стуле в бухгалтерии и, просидев весь рабочий день и понаблюдав, ответить, часто ли бухгалтер обращается к договору в своей работе? А правовое обоснование под увиденное каждый из нас уже подвел.

Сергей, рекомендую просмотреть архивную запись вебинара Щекин Д. Мой личный опыт управления договорным отделом ЮС, включающую в себя в том числе функцию хранения договорных документов, показывает, что возможность иметьдоступ к оригиналу текста договора юристам нужна не в большей степени чем бизнес-подразделению или бухгалтерско-финансовой службе.

Если отвечать на вопрос, кому нужны договоры, то 1 Подразделениям, участвующим в исполнении договорных обязательств. В первую очередь это финансовая служба, осуществляющая оплату по договору.

При наличии электронного документообората место хранения значения не имеет. Для договоров продаж это уже не работает. Таким образом, место хранения договора юристы, канцелярия, бухгалтерия с точки зрения обеспечения доступа к бумажной версии значения не имеет. Скорее всего принцип доверия к юристам проявляется и в этом вопросе. Однако бизнесу собственно сохранности договоров мало.

Для него гораздо важнее является исключения риска исполнения обязательств в отсутствие заключенного договора. Вот здесь мотив передачи контроля за фактом заключения договора одновременно с хранением в зону ответтсвенности ЮС является гораздо серьезным аргументом возложения функции хранеия на ЮС. И бухгалтерия тоже присоединяется к бизнесу в решении этого вопрса:зачем им брать на себя дополнительные операции?

То, что договор является документом, обосновывающим хозяйственные операции, то есть первичным документом, сомнений ее вызывает даже у бухгалтеров. Таким образом, при наличии системы документооборота, позволяющего исполнять функции подтверждения факта заключения договора и хранения разным службам, позволяет снять с ЮС эту несвойственную юристам функцию. Это примерное пошаговое руководство как восстановить или организовать работу архива организации с нуля , если работа не проводилась надлежащим образом или совсем не велась.

Итак, инструкция составлена просто и доступно — что же нужно делать, если вам поручили ведение ведомственного архива, а вы даже не знаете с чего начать. Без нормативно-методических документов в области архивного дела вам не обойтись. Посмотрите список с комментариями по их использованию — это минимальный набор нормативных документов, который должен быть у вас под рукой в ведомственном архиве, даже если вы планируете проводить обработку документов с привлечением сторонних специалистов.

Если ваша организация является источником комплектования государственного или муниципального архива будет передавать туда свои документы на постоянного хранение , то вы имеете возможность общаться с куратором этого архивного учреждения, у которого можно будет консультироваться и узнать много полезного.

Чаще всего в организации архив входит в состав службы делопроизводства общий отдел, канцелярия, секретариат и т. Если объем документов большой, то ведомственный архив может быть организован как самостоятельное структурное подразделение.

Договор на ведение архива

Организация обязуется: Обеспечить сохранность образующихся в её деятельности документов до передачи их в ЦХАД, содействовать качественному пополнению ими Архивного фонда РФ. Соблюдать установленные Государственной архивной службой Российской Федерации требования по работе с документами, своевременно и в срок в полном комплекте передавать документы постоянного хранения в ЦХАД, передачу документов производить своими силами и за счет своих средств. Создавать необходимые условия для работы сотрудников ЦХАД при выполнении ими договорных работ в организации. Ответственность сторон. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Договор обработка архива образец

Организация обязуется: Обеспечить сохранность образующихся в её деятельности документов до передачи их в ЦХАД, содействовать качественному пополнению ими Архивного фонда РФ. Соблюдать установленные Государственной архивной службой Российской Федерации требования по работе с документами, своевременно и в срок в полном комплекте передавать документы постоянного хранения в ЦХАД, передачу документов производить своими силами и за счет своих средств. Создавать необходимые условия для работы сотрудников ЦХАД при выполнении ими договорных работ в организации. Ответственность сторон. За нарушение принятых по договору обязательств, стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством. Срок действия договора.

Договор на обработку документов: зачем он нужен организациям Договор на обработку документов: зачем он нужен организациям Архивная обработка документов — процедура, которая обязательна для любой организации. Даже если компания или частное лицо, ИП или фонд не относятся к источникам формирования государственных и муниципальных архивов — для комфортной работы с бумагами архив должен быть архивом, а не сборкой разрозненных документов на полках. Договор на обработку документов позволяет регламентировать работу архивиста, зафиксировать права и обязанности заказчика организации и исполнителя, сроки выполнения работ и их состав. Предмет договора.

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают , то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:.

Да, если это предусмотрено условиями договора хранения, заключенного с архивной компанией. Так, договором хранения может быть предусмотрена периодичность пересмотра цен на услуги, оказываемые архивной компанией, например, не чаще чем один раз в год в зависимости от уровня инфляции или уровня индекса цен производителей ИЦП по видам экономической деятельности на внутреннем рынке РФ, обозначенного на официальном сайте Росстата за прошедший период. В любом случае изменение цен оформляется дополнительным соглашением к договору, и если заказчик услуг не согласен с изменением цен, договором хранения, как правило, предусмотрено право заказчика отказаться от исполнения договора, что соответствует и ст. В этом случае также могут существовать риски, связанные с тем, что архивная компания при расторжении договора хранения по инициативе заказчика, возвращая ему документы, ранее переданные на хранение, начисляет плату за безвозвратное изъятие документов, пытаясь таким образом обеспечить получение упущенной выгоды в связи с расторжением договора.

В каждой организации разрабатывается инструкция по делопроизводству. В ней расписаны особенности ведения документов, как их правильно создавать, оформлять и хранить. Инструкция по делопроизводству в РБ В компаниях и организациях Республики Беларусь за делопроизводство отвечает руководитель. Следит за соблюдением стандартов делопроизводства Государственная архивная служба — подразделение Министерства юстиции.

От того, насколько грамотно организовано хранение договоров на предприятии, может зависеть эффективность всей его производственной деятельности и даже состояние финансов. Поэтому важно соблюдать и порядок, и сроки хранения этого вида документов. В своей деятельности ни одна организации не сможет обойтись без заключения договоров с другими юридическими и физическими лицами.

.

.

Договор на ведение архива Образец договора подготовка кадров для работы с документами и ведения архива.. Научно-техническая обработка.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Документы в АРХИВ на долгие годы хранения! (инструкция)
Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499)  Доб. 448Москва и область +7 (812)  Доб. 773Санкт-Петербург и область
Комментарии 3
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Роберт Г.

    Услуги по использованию. Архив документов Документы к Правилам ведения реестра (с по) Договор на формирование и ведение реестра. Базовый.

  2. sassokilpass1984

    Договор на оказание архивных услуг, услуг по упорядочению документов

  3. enunemis1988

    Как вернуть игровые наушники в магазин Оценка состояния здания после пожара